Команда проєкту «Реформа управління на сході України ІІ», що впроваджується Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Уряду Німеччини, фокусується на розробці інноваційних підходів, які випробовуються на практиці спільно з партнерами, і постійно знаходиться у пошуку шляхів покращення комунікації між представниками органів місцевого самоврядування та центральних органів виконавчої влади.

Консультації за допомогою системи відеоконференц-зв’язку є вкрай важливими через можливість бути почутими, а також можливість порівняння практик застосування законодавства у повсякденній роботі ЦНАП інших громад.

колектив ЦНАП міста Лисичанська

Щороку основним комунікаційним майданчиком виступала конференція щодо розвитку системи надання адміністративних послуг, яка збирала представників з усієї країни для обговорення проблем та перспектив розвитку сфери. Однак, проведення зустрічей практиків лиш раз на рік є недостатньо ефективним, а проведення таких зустрічей частіше є неможливим через високу вартість їх організації. Крім того, існує необхідність постійного розвитку навичок та підвищення кваліфікації працівників центрів надання адміністративних послуг, проте зважаючи на високу вартість організації тренінгових заходів для великої кількості учасників, їх регулярне проведення є ускладненим. Одним із шляхів вирішення таких проблем було запровадження системи онлайн-комунікації за допомогою відеоконференц-зв’язку.

Ефективне групове співробітництво ще ніколи не було таким важливим для органів місцевого самоврядування. Географічно розосередженим мережам організацій необхідний максимум можливостей з найменшими витратами ресурсів. Відеоконференц-зв'язок стає критично важливим інструментом у проведенні зустрічей, нарад та навчання незважаючи на відстані.

Для забезпечення функціонування ефективної системи комунікації було прийнято рішення щодо встановлення точок системи відеоконференц-зв’язку (ендпойнтів) у ЦНАП міст, які є членами Всеукраїнської асоціації центрів надання адміністративних послуг. Таким чином, станом на кінець 2019 року функціонує мережа з 10 ендпойнтів у ЦНАП міст Києва, Львова, Луцька, Сум, Вінниці, Харкова, Лисичанська, Івано-Франківська, а також доступ до системи мають офіс Проєкту та центральний орган виконавчої влади, що відповідає за політику у сфері надання адміністративних послуг.

Система використовується для проведення зустрічей щодо обміну практичним досвідом між ЦНАП, кросс-навчання, а також консультацій. Крім того, за допомогою системи відеоконференц-зв’язку Проєкт також має змогу проводити наради з партнерськими ЦНАП. 17 червня 2018 року відбулася перша онлайн-зустріч представників проєкту «Реформа управління на сході України ІІ» з представниками Центру надання адміністративних послуг міста Лисичанськ.

Основним напрямком застосування системи відеоконференц-зв’язку стало дистанційне навчання працівників ЦНАП.

21 травня 2019 року, одночасно з передачею мобільних кейсів, через систему відеоконференц-зв'язку було проведено тренінг для працівників Центрів надання адміністративних послуг міст Лисичанська та Сєвєродонецька щодо технічного наповнення та функціоналу кейсу, а також організаційного та правового забезпечення використанням мобільного кейсу. Окрему увагу приділили питанням контролю якості послуг, а також обговорили складнощі та ризики обслуговування громадян за місцем їх проживання. Учасники тренінгу дізналися історію створення сервісу, його поширення та ознайомились з практиками застосування мобільного кейсу у різних громадах. Відбувся перший запуск мобільного кейсу з використанням наочної презентації технічних особливостей та складових кейсу, проведено тестування обладнання. Під час практичної частини тренінгу учасниками були розроблені «дорожні карти» запуску сервісу у Сєвєродонецьку та Лисичанську.
Одним з найважливіших факторів успіху органів місцевого самоврядування є розвиток лідерських якостей персоналу. Тож, після визначення потреби у вдосконаленні навичок працівників ЦНАП, проєктом «Реформа управління на сході України ІІ» організовано серію тренінгів, об’єднаних загальною темою «Надихаюче лідерство» (19.08.2019, 22.08.2019, 11.09.2019).

З метою підвищення кваліфікації персоналу ЦНАП та поширення інформації про законодавчі й процедурні зміни Всеукраїнською асоціацією центрів надання адміністративних послуг за підтримки проєкту «Реформа управління на сході України ІІ», проведено серію консультацій за допомогою системи відеоконференц-зв'язку, що наразі охоплює ЦНАП міст Вінниці, Івано-Франківська, Києва, Лисичанська, Луцька, Львова, Рівного, Сум та Харкова. Також задля максимального поширення інформації серед ЦНАП України проводяться онлайн-трансляції консультацій на сторінці Асоціації у соціальній мережі Facebook.

Задля надання фахових роз’яснень Проєктом було запрошено представників центральних органів виконавчої влади, зокрема:

  • Міністерство цифрової трансформації України
  • Міністерство юстиції України
  • Міністерство соціальної політики України
  • Головний сервісний центр МВС України
  • Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України
  • Державна міграційна служба України
  • Державна регуляторна служба України

Попередньо для зручності ЦНАП було обрано середу, день, який за статистикою ЦНАПів здебільшого є найменш завантаженим, для проведення відповідних консультацій.

20.11.2019 — паспортні послуги та послуги у сфері реєстрації місця проживання за участі представників Державної міграційної служби України

27.11.2019 — складання адміністративних протоколів за порушення вимог законодавства у сфері надання адміністративних послуг та законодавства про дозвільну систему у сфері господарської діяльності за участі представників Державної регуляторної служби України

04.12.2019 — публічні послуги та їх бачення в контексті цифрової трансформації за участі представників Міністерства цифрової трансформації України

11.12.2019 — питання державної реєстрації актів цивільного стану та державної реєстрації речових прав на нерухоме майно за участі представників Міністерства юстиції України та ДП «НАІС»

18.12.2019 — запровадження надання соціальних послуг через ЦНАП за участі Міністерства соціальної політики України

У 2020 році Проєкт підтримав ініціативу Міністерства цифрової трансформації України щодо проведення постійного онлайн-навчання працівників ЦНАП і 29 квітня відбувся онлайн-вебінар «Автоматизація реєстрації місця проживання: практика 4 міст». Під час вебінару практики з 4 міст-партнерів Проєкту обговорювали те, яким чином у їх громадах вирішувалися проблеми хаосу у веденні паперового реєстру територіальної громади та яким чином автоматизували відповідні процеси.

В умовах запровадження карантину та відсутності можливості «офлайнового» обміну досвідом, вкрай важливим було дати змогу громадам, які ще не автоматизували процеси ведення реєстру у своїй громаді, зробити перший крок у вирішенні цієї проблеми. Онлайн-вебінар, який транслювався на Youtube-каналі «Дія» Міністерства цифрової трансформації України переглянуло більш, ніж 1250 осіб, які дізналися про 4 абсолютно різні системи автоматизації процесів, а саме:

  • ПЗ "е-ЦНАП Cloud" та "Реєстр територіальної громади міста Кременчука" (місто Кременчук)
  • ПЗ "ЦНАП-SQS1" (місто Лисичанськ)
  • ПЗ "Реєстр територіальної громади міста Харкова" на базі ERP-системи Microsoft Dynamics AX (місто Харків)
  • Єдина комунікаційна платформа Visual Service (місто Львів)

Захід відбувся за підтримки проєкту «Реформа управління на сході України ІІ», що впроваджується Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Уряду Німеччини, та Офісу реформ адмінпослуг (за сприяння Уряду Канади).